Um die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens nachvollziehen und zweifelsfrei belegen zu können, schreibt der Gesetzgeber eine Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen vor. Unter die Aufbewahrungspflicht fallen (gem. §257, Absatz 1, Nr. 1 HGB) für jeden Kaufmann Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach §325 Abs. 2a, Lageberichte, und weiter: „Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).“
Zusammengefasst heißt das für den Einzelunternehmer: alle empfangenen und ausgestellten Rechnungen (Handelsbriefe) sowie die Buchungsbelege seines Buchhaltungsprogrammes müssen aufbewahrt werden.
Die in Absatz 1 Nr. 1 genannten Dokumente (Handelsbücher, Inventare, etc.pp.) sowie die in Nummer 4 genannten Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen 6(empfangene und ausgestellte Rechnungen) 6 Jahre aufbewahrt werden.
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse dürfen alle Unterlagen auch auf digitalen Datenträgern aufbewahrt werden, sofern diese:
den formellen Grundsätzen Ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen, sowie
während der gesamten Aufbewahrungsdauer verfügbar und jederzeit lesbar sind und
die digitalen Dokumenten bildlich und inhaltlich dem Original entsprechen