Umsatzsteuer bezeichnet die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, die der Rechnungssteller zusätzlich zum Netto-Preis berechnet (Umsatzsteuer = Brutto – Netto oder Netto * 0,19 = Umsatzsteuer). Da Umsatzsteuer eine Verbindlichkeit ist, wird sie als passives Sachkonto auf der rechten Seite der Bilanz gebucht.
Vorsteuer dagegen ist die Forderung gegenüber dem Finanzamt, die der Rechnungsempfänger als Unternehmer bzw. Gewerbetreibender mit Umsatzsteueridentifikationsnummer bucht (zu buchende Vorsteuer = Brutto – Netto oder Netto * 0,19 = zu buchende Vorsteuer). Da Vorsteuer eine Forderung ist, wird sie als aktives Sachkonto auf der linken Seite der Bilanz gebucht.
Das folgende Beispiel macht es deutlich: die Firma X GmbH verkauft Firma Y KG einen Fernseher zum Preis von 1000 Euro netto. Die 1000 Euro sind nach dem aktuellen Mehrwertsteuersatz von 19% also 1190 Euro brutto. Der von Firma Y zu zahlende Betrag ist also 1190 Euro. Firma X GmbH bucht die zusätzlichen 190 Euro buchhalterisch auf dem Konto „Umsatzsteuer“. Die 190 Euro muss Firma X GmbH also an das Finanzamt abführen. Sie hat also die Verbindlichkeit, 190 Euro Umsatzsteuer abzuführen.
Firma Y KG ist gewerblicher Endverbraucher und erhält somit die Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurück. Sie bucht 190 Euro als Rechnungsempfänger auf das Konto „Vorsteuer“. Die 190 Euro bekommt Y also vom Finanzamt zurück. Sie hat also die Forderung, 190 Euro vom Finanzamt zurück zu bekommen.
Während der Vorsteueranmeldung, die für Gewerbetreibende ab einem gewissen Umsatz oder freiwillig für gewöhnlich monatlich zu erledigen ist, werden die Konten Umsatzsteuer (also alle Mehrwertsteuer aus von geschriebenen Rechnungen) und Vorsteuer (also alle Mehrwertsteuer aus von erhaltenen Rechnungen) aufaddiert. Die Differenz der beiden Konten bildet dann den an das Finanzamt abzuführenden Betrag (positive Differenz) oder den vom Finanzamt zu erstattenden Betrag (negative Differenz).
Die Rechnung lautet also:
Umsatzsteuer
– Vorsteuer
= Betrag der an das Finanzamt zu zahlen ist oder vom Finanzamt erstattet wird
Ist der Wert positiv => an das Finanzamt abzuführen (Verbindlichkeiten>Forderungen)
Ist der Wert negativ => vom Finanzamt zu erstatten (Forderungen<Verbindlichkeiten) Ist der Wert = 0 => Forderungen=Verbindlichkeiten